Corporate Housekeeping – Die GmbH-Gesellschafterversammlung
Beschlussfeststellungskompetenz: Was darf der Versammlungsleiter und wieso ist das wichtig?
Die Organisation und Abhaltung einer formal ordnungsgemäßen Gesellschafterversammlung, in der – auch im Streitfall – wirksame Beschlüsse gefasst werden, ist Teil eines effektiven Corporate Housekeeping und sollte daher möglichst standardisiert und zudem optimal begleitet werden. Dies bietet Sicherheit für alle Beteiligten, seien es die Gesellschafter selbst oder die Geschäftsführer, die die gefassten Beschlüsse umsetzen müssen. Entsprechend befassen wir uns im Rahmen unserer Reihe: „Checkliste: Corporate Housekeeping“ mit Fragestellungen rund um die GmbH-Gesellschafterversammlung. Den Anfang macht die Entscheidung des OLG Köln vom 21. Juli 2022 (18 U 139/21) zur Beschlussfeststellungskompetenz des Versammlungsleiters einer GmbH-Gesellschafterversammlung.
IST EIN VERSAMMLUNGSLEITER NOTWENDIG?
| Sofern die Satzung nicht ausdrücklich einen Versammlungsleiter bestimmt oder vorsieht, dass ein solcher zu bestimmen ist, ist es rechtlich nicht notwendig, einen Versammlungsleiter zu bestellen. Gleichwohl steht es den Gesellschaftern bei fehlenden Satzungsregelungen frei, einen Versammlungsleiter zu bestellen.
| U.a. zur Gewährleistung eines geordneten Ablaufs der Versammlung sowie zur Disziplinierung der Versammlungsteilnehmer sollte es jedoch im Interesse aller Gesellschafter sein, einen sachkundigen Versammlungsleiter zu bestellen.
| Auch kann durch die Bestellung eines Versammlungsleiters mit entsprechenden Befugnissen die (vorläufige) Rechtssicherheit zugunsten der Gesellschafter und der ausführenden Geschäftsführer erhöht werden.
WELCHE AUFGABEN HAT DER VERSAMMLUNGSLEITER?
| Hauptaufgabe des Versammlungsleiters ist es, den ordnungsgemäßen Ablauf der Versammlung sicherzustellen.
| Die Versammlung wird vom Versammlungsleiter geleitet. Er eröffnet und schließt die Versammlung, prüft die Anwesenheit und Anwesenheitsberechtigung, behandelt die Tagesordnung (grundsätzlich) in der vorgegebenen Reihenfolge, koordiniert die Aussprache und leitet die Beschlussfassung mitsamt Erfassung der Anträge und Stimmabgaben. Ferner stellt der Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit fest.
| Eine der wichtigsten Aufgaben des Versammlungsleiters ist jedoch die formale Feststellung des Beschlussergebnisses. Hierbei hat der Versammlungsleiter zu ermitteln und zu dokumentieren, wer wie abgestimmt hat und ob ein Stimmrechtsausschluss nach § 47 Abs. 4 GmbHG und/oder eine rechtsmissbräuchliche Stimmabgabe vorliegen. Der Versammlungsleiter hält mithin das Beschlussergebnis formal für alle Beteiligten fest.
WAS SAGT DAS URTEIL DES OLG KÖLN VOM 21. JULI 2022 (AZ: 18 U 139/21)?
| Ob jeder Versammlungsleiter diese Beschlussfeststellungskompetenz hat bzw. wie der Versammlungsleiter mit der Kompetenz ausgestattet werden kann, ist umstritten. Hierzu hat sich nunmehr das OLG Köln geäußert.
| Das OLG Köln hat entschieden, dass ein Versammlungsleiter mit einfacher Mehrheit mit der erforderlichen Beschlussfeststellungskompetenz ausgestattet werden kann.
WIESO IST DAS WICHTIG?
| Die Beschlussfeststellung durch einen Versammlungsleiter ist rein deklaratorisch und führt somit nicht zur Wirksamkeit von unwirksamen Beschlüssen. Es wird schlicht ein Abstimmungsergebnis und damit die Annahme oder Ablehnung des Antrags als Tatsache festgestellt. Eine rechtsverbindliche Aussage, ob die Annahme oder Ablehnung zu Recht erfolgt ist und die Abstimmung tatsächlich das festgestellte Ergebnis hatte, wird durch die Feststellung des Versammlungsleiters nicht getroffen.
| Gleichwohl hat die Feststellung den Effekt, dass ein festgestellter Beschluss vorläufig wirksam wird und nur durch die Erhebung einer (fristgerechten) Anfechtungsklage angegriffen werden kann (sofern der Beschluss nicht nichtig ist). Wird keine fristgerechte Anfechtungsklage erhoben, erwächst dieser festgestellte (jedoch anfechtbare) Beschluss in Bestandskraft.
| Fehlt es hingegen an der formalen Feststellung des Beschlussergebnisses bzw. der notwendigen Feststellungskompetenz des Versammlungsleiters, führt dies bei fehlerhaften Beschlüssen dazu, dass es an der (vorläufigen) Wirksamkeit fehlt.
| Gegen einen nicht festgestellten (fehlerhaften) Beschluss muss der betroffene Gesellschafter dann mit einer (nicht fristgebundenen) Feststellungsklage vorgehen, um das Beschlussergebnis bzw. die Unwirksamkeit gerichtlich feststellen zu lassen.
| Werden Beschlüsse also nicht formal festgestellt, sei es, weil es an einem Versammlungsleiter fehlt oder der Versammlungsleiter keine Feststellungskompetenz hat bzw. diese nicht ausübt, birgt dies erhebliche Unsicherheiten, da die getroffenen Beschlüsse so nicht (vorläufig) wirksam werden.
WAS IST IN DER PRAXIS ZU TUN?
| Es sollte stets ein Versammlungsleiter bestellt werden. Idealerweise ist dies bereits in der Satzung ausdrücklich angelegt, sodass vor jeder Sitzung nur noch über die Person des Versammlungsleiters entschieden werden muss. Es empfiehlt sich jedoch nicht, auch bereits die Person des Versammlungsleiters (bspw: der/die Älteste) in der Satzung zu regeln.
| Auch die Beschlussfeststellungskompetenz des Versammlungsleiters sollte ausdrücklich in die Satzung aufgenommen werden. Dies gilt auch, obwohl das OLG Köln im dortigen Fall entschieden hat, dass die Beschlussfeststellungskompetenz dem Versammlungsleiter durch einfachen Mehrheitsbeschluss zugewiesen werden kann. In der Entscheidung hat das Gericht dies nämlich auch mit speziellen Regelungen in der dortigen Satzung begründet, die nicht zwingend in jeder Satzung vorkommen.
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Gerne weise ich Sie auch darauf hin, dass wir Gesellschafterversammlungen professionell begleiten und hierbei die formal ordnungsgemäße Vorbereitung und Abhaltung der Gesel-schafterversammlung im Blick haben, so dass sich die Gesellschafter auf die operativen/strategischen Themen konzentrieren können. Diesen Service bieten wir auch als Pauschalpaket zu einem Festpreis an. Sprechen Sie mich gerne an, wenn Sie hierzu weitere Informationen wünschen.
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Dr. Andreas Remuta, LL.M. (Johannesburg)
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